Oficinas del IES Pirámide

ADMINISTRACIÓN

EMILIANO (P.A.S.) explica que el centro cuenta con departamentos y cada uno de ellos cuenta con un PRESUPUESTO para gastar. 

El sumatorio de todos los gastos de cada departamento constituyen el Presupuesto de GASTOS. Por otro lado , el centro cuenta con un Presupuesto de INGRESOS. Allí se reflejan las cantidades que el centro recibe de otras entidades para financiar esos gastos. Para estar bien:   INGRESOS > GASTOS

Cada GASTO que tiene el centro, requiere un procedimiento a nivel administrativo: 
  • PEDIDO, mediante la Orden de pedido (documento que autoriza el gasto a realizar). No se compra nada que no esté autorizado
  • COMPRA, con la que se genera un Factura 
  • Se genera una Orden de pago y solo se puede realizar el PAGO cuando nos llega el dinero
Cada INGRESO recibido también requiere otras operaciones.

Cualquier movimiento de los anteriores se contabiliza en un programa informático: LIBRO DIARIO.
A principio del año (ejercicio económico) tenemos un BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL (foto de cómo se encuentran “las cuentas “ del instituto). Cada cosa que ocurre se "apunta" o contabiliza en el libro diario, y al final del ejercicio económico, tenemos un BALANCE DE SITUACIÓN FINAL. A cada ejercicio económico se le denomina CICLO CONTABLE. 

Otras TAREAS: 
  • Pago de facturas
  • Pasar los recibos de la Residencia
  • Contabilizar las fotocopias, los tickets de comedor, etc.



TOMA DE DECISIONES

FERNANDO MUR (Director) explica las grandes cifras:  
  • principales INGRESOS
  • principales GASTOS
  • mayores ACTIVOS
  • situación del PASIVO
  • diferencias con otros institutos de la ciudad...



SECRETARÍA


BELÉN (P.A.S.) explica que en secretaría se realizan fundamentalmente las tareas de REGISTRO de documentos, TRAMITACIÓN de los mismos y ARCHIVO.

REGISTRO

Es fundamental para la localización de los documentos y para la contabilización de los plazos. En la Administración los plazos que determina la ley son muy importantes. En el centro el registro lo llevamos informáticamente. Tenemos un Registro de Entrada y otro de Salida.

En el REGISTRO DE ENTRADA se reflejan todos los documentos que entran en el instituto. 
Es algo así como una hoja de datos en la que se asigna automáticamente un número a cada documento que se registra, la fecha de entrada, la procedencia del documento, el remitente y un resumen del contenido del documento.

El REGISTRO DE SALIDA refleja todos los documentos que salen del instituto. Cada cosa que se envía de carácter oficial, se envía mediante un OFICIO (una especie de carta en la que se refleja el contenido de lo que se envía y que lo hace oficial por el sello del centro y la firma de las personas responsables).
El Registro de Salida es una hoja de datos en la que se asigna automáticamente un número a cada documento que se registra de salida, la fecha de salida del documento, el destino y el destinatario del documento y un resumen del contenido del documento.
De cada documento que sale, guardamos una COPIA FÍSICA en nuestros archivos y , desde el año pasado, también tenemos un registro digitalizado (DOCUMENTO ESCANEADO).
Los documentos que se reciben o se envían por correo mediante carta son gestionados por Conserjería. Para tener constancia de que la carta ha sido recibida por los interesados, las enviamos CERTIFICADAS CON ACUSE DE RECIBO.

Otros documentos administrativos OFICIALES que manejamos, además de los oficios:
  • INSTANCIA: Solicitud que hace una persona, por ejemplo de cambio de asignatura matriculada, de convalidación de música, de cambio de autobús….
  • CERTIFICADO: Documento oficial firmado por el director, por ejemplo de estar matriculado, de notas…
  • HISTORIAL ACADÉMICO: Un resumen pormenorizado del paso del alumno por el centro.

TRAMITACIÓN

Se solucionan los trámites, o se derivan a otra sección, y se comunica a las personas afectadas.


ARCHIVO

El archivo en cualquier oficina es fundamental para saber donde están todos y cada uno de los papeles que se manejan. Hay tres TIPOS de archivos:
  1. El archivo de GESTIÓN: Es el archivo donde se guardan los documentos del día a día. En nuestro caso corresponde a la Oficina. En ella se recogen todos los papeles correspondientes al curso académico actual. Guardamos los documentos en carpetas mensuales, separando las entradas de las salidas. Además de los EXPEDIENTES DE CADA ALUMNO (cada vez que se matricula un alumno, se le abre un expediente académico en el que se guardan los papeles de cada alumno ). Cada alumno tenéis un nº de expediente, con el cual se os hace el carnet del bus, la cuenta de correo electrónico….. y que nos sirve para archivar los expedientes correlativamente.
  2. El archivo intermedio: Guardamos lo de los últimos años, ordenado por el número de expediente.
  3. El archivo histórico: Dejamos definitivamente la documentación de hace muchos años

Otras TAREAS que realizamos: 
  • Los carnet de BUS. Se hace la foto, se digitaliza, se nombra y con un programa informático se saca el carnet del bus . Hemos avanzado mucho.
  • Atención personalizada al público : A padres, alumnos…..
  • Atención telefónica, vía email……

COMUNICACIÓN con el exterior: 
  • Implantación de la página WEB
  • Teléfono, email (gran avance: antes eran los conserjes los que iban a avisar a los alumnos), SMS…

Es muy importante trabajar con mucho orden en cualquier secretaría. La organización es muy importante o acabas medio loco con 950 alumnos!!!
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